L'évolution du document, de l'ère de la bureautique à l'ère de la communication

La plupart des utilisateurs de Word, Excel et Powerpoint ne connaissent qu’un faible pourcentage des fonctionnalités que ces logiciels proposent. Malgré les programmes de certification mis en place (TOSA/MOI), le niveau d’utilisation n’est pas homogène, et les conséquences en entreprise se constatent en analysant la disparité graphique des documents produits.

Quand on considère une production de document, il est fréquent que le dernier collaborateur refasse la mise en page. Elle est parfois présente dans le premier jet, mais est quand bien même altérée par le travail de chacun, polluant cycliquement le futur résultat du fichier. Le document prend donc les caractéristiques graphiques du dernier utilisateur, et le résultat fluctue grandement en fonction de son appétence pour le logiciel en question.

Pour éviter de refaire systématiquement ce travail fastidieux, il faut disposer d’outils intégrant nativement des solutions de mise en forme, et permettant aux utilisateurs de pouvoir les appliquer, tout en garantissant l’homogénéité du résultat. Dans ce but, les outils de rédaction/édition ne peuvent s’affranchir de système de hiérarchisation (style) et de mise en valeur des informations, sans pour autant négliger la dimension collaborative, norme indispensable de nos jours. Ils se doivent de proposer des systèmes d’enrichissement capable de supporter les différents cycles d’édition, et de garantir la mise en forme professionnelle du résultat.

Un document diffusé à grande échelle véhicule l’image de l’entreprise, de la collectivité ou de l’organisme qui l’émet. Trop de documents se limitent au résultat d’un traitement analytique de l’information et négligent la lisibilité et la qualité de l’image de marque reflétée.

Il apparait donc urgent pour l’ensemble des entreprises émettrices de documents communicants d’embrasser le sujet en se tournant vers des outils capables de sublimer leur image, tout en assurant la rédaction du contenu de manière collaborative, afin de simplifier l’ensemble des étapes de production.

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Matthieu

La coopération et la collaboration dans le logiciel

1. Un peu de sémantique.

Le dictionnaire de l’Académie Française définit les termes ainsi :
COLLABORER v. intr. XIXe siècle. Emprunté du bas latin collaborare, « travailler avec quelqu’un », « travailler en commun pour gagner des bénéfices (en parlant d’époux) ».
COOPÉRER v. intr. (se conjugue comme Céder). XVe siècle. Emprunté du latin chrétien cooperari, « faire quelque chose conjointement avec quelqu’un ».
Opérer conjointement avec quelqu’un ; concourir à une œuvre ou à une action commune. Coopérer avec quelqu’un. Coopérer au succès d’une entreprise.
D’un point de vue purement sémantique, les deux notions se recoupent largement : elles représentent toutes deux une méthodologie de travail collectif (plusieurs personnes interagissant dans un but commun). Elles intègrent, malgré cela, une différence significative :
– dans le cadre de la collaboration, la réalisation de l’objectif est effectuée par l’ensemble des acteurs. Les ressources et les responsabilités sont donc mutualisées.
– dans le cadre de la coopération, la réalisation de l’objectif est segmentée et chacun des acteurs se charge individuellement de la réalisation de la partie qui lui est attribuée. Les ressources et les responsabilités sont donc reparties.
On constate ainsi que, selon la forme adoptée, les outils de travail nécessaires seront sensiblement différents. D’un côté les process coopératifs nécessitent des outils organisationnels (planification, suivi de tâches, création de workflow complexes, etc.). D’un autre, les process collaboratifs ont besoin d’outils pour suivre le travail réalisé en parallèle par les autres intervenants (suivi de révisions, annotations, validations, etc.)

2. Le web 2.0 et la naissance des logiciels participatifs.

Avec l’essor du web dit « 2.0 », les applications ont pris un tournant collaboratif ou, tout du moins, participatif. Il est devenu très simple pour chacun d’apporter sa contribution à des projets communs (encyclopédie en ligne, blog, etc) mais ces évolutions ont mis du temps à pénétrer le monde des entreprises.
Le développement des solutions SAAS depuis le début des années 2000 a néanmoins permis de connecter tous les acteurs à des bases de données centralisées et a favorisé ainsi le partage et l’échange d’information qui est à la base du travail collaboratif.
Par ailleurs des logiciels ont vu le jour pour gérer des workflows de plus en plus complexes répondant ainsi aux besoins croissants de coopération.

3. Le travail collaboratif est avant tout un travail de communication.

Au début des années 2000, les bureaux se sont ouverts et l’open-space est devenu un standard. L’objectif était alors de rapprocher les équipes pour leur permettre de communiquer plus aisément et d’augmenter leur productivité. On pensait alors pouvoir réduire les interminables échanges de mail et les fastidieuses réconciliations de versions de fichier si chronophage. Malheureusement, ce besoin n’a pas réellement été suivi par les applications qui n’ont pas su intégrer les outils pour travailler « ensemble ». Même si certaines permettent de travailler « en même temps », il n’en demeure pas moins indispensable de décrocher son téléphone (ou de lancer une visio-conférence) pour réussir à produire un travail collaboratif abouti.

4. Les futurs mécanismes de collaboration.

Avec la mondialisation, les échanges collaboratifs ont ensuite rencontré de nouvelles difficultés en raison notamment du décalage horaire.
Il est en effet devenu très difficile de travailler au même moment et on se retrouve donc souvent confronté au produit du travail d’un autre sans en avoir le détail ou les explications (à moins de ne s’efforcer de tout documenter très précisément ce qui serait fastidieux).
Sans cette capacité de retrouver à tout moment le cheminement intellectuel qui a mené à un résultat, les différents acteurs se retrouvent alors dans un système plus coopératif que collaboratif.
Le défi des applications à venir sera donc de permettre à chaque acteur de s’impliquer pleinement dans les projets en étant replacé au cœur de la réflexion et non plus en périphérie.
En conclusion, nous constatons que bien souvent les logiciels informatiques font l’amalgame entre les notions de coopération et de collaboration et négligent ainsi l’une ou l’autre.
Il est donc essentiel, lorsqu’on cherche à exprimer son besoin, de bien distinguer les outils relevant de chacun de ces deux aspects pour répondre correctement à l’intégralité des objectifs visés.