La plupart des utilisateurs de Word, Excel et Powerpoint ne connaissent qu’un faible pourcentage des fonctionnalités que ces logiciels proposent. Malgré les programmes de certification mis en place (TOSA/MOI), le niveau d’utilisation n’est pas homogène, et les conséquences en entreprise se constatent en analysant la disparité graphique des documents produits.

Quand on considère une production de document, il est fréquent que le dernier collaborateur refasse la mise en page. Elle est parfois présente dans le premier jet, mais est quand bien même altérée par le travail de chacun, polluant cycliquement le futur résultat du fichier. Le document prend donc les caractéristiques graphiques du dernier utilisateur, et le résultat fluctue grandement en fonction de son appétence pour le logiciel en question.

Pour éviter de refaire systématiquement ce travail fastidieux, il faut disposer d'outils intégrant nativement des solutions de mise en forme, et permettant aux utilisateurs de pouvoir les appliquer, tout en garantissant l’homogénéité du résultat. Dans ce but, les outils de rédaction/édition ne peuvent s’affranchir de système de hiérarchisation (style) et de mise en valeur des informations, sans pour autant négliger la dimension collaborative, norme indispensable de nos jours. Ils se doivent de proposer des systèmes d’enrichissement capable de supporter les différents cycles d'édition, et de garantir la mise en forme professionnelle du résultat.

Un document diffusé à grande échelle véhicule l’image de l'entreprise, de la collectivité ou de l'organisme qui l'émet. Trop de documents se limitent au résultat d’un traitement analytique de l’information et négligent la lisibilité et la qualité de l'image de marque reflétée.

Il apparait donc urgent pour l’ensemble des entreprises émettrices de documents communicants d’embrasser le sujet en se tournant vers des outils capables de sublimer leur image, tout en assurant la rédaction du contenu de manière collaborative, afin de simplifier l’ensemble des étapes de production.

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Matthieu